Pasar del cuaderno o la hoja de cálculo a un software de gestión suele ser el momento en que un gimnasio da el salto: menos olvidos, menos impagos y, por fin, una visión clara de las cifras. Pero hay que elegir bien la herramienta. Un software que no encaja acaba abandonado a los tres meses y el equipo vuelve al cuaderno. Estos son los criterios que de verdad cuentan, y las preguntas que conviene hacer antes de comprometerse.
Señales de que es hora de pasar a un software
¿Se reconoce en al menos dos de estas situaciones? Su organización actual ya le está costando dinero.
- Descubre socios que entrenan con una suscripción vencida desde hace semanas.
- No sabe decir, sin buscar, cuántos socios han pagado este mes.
- Los pagos parciales se anotan en papelitos, y algunos se olvidan.
- Los recordatorios se envían cuando se acuerda, es decir, pocas veces.
- Cerrar las cuentas del mes le lleva una tarde entera.
- Varias personas atienden la recepción y la información no cuadra.
1. Las funciones imprescindibles
Un software de gestión de gimnasios debe cubrir el día a día de principio a fin. Como mínimo:
- Los socios y sus suscripciones: planes mensuales, por sesión, de larga duración, opciones y promociones.
- Los pagos: cobro, pago a plazos, seguimiento de lo que queda por pagar.
- El control de acceso: comprobar en un segundo que una suscripción es válida, idealmente con código QR.
- Los recordatorios automáticos antes y después del vencimiento.
- La caja y las cifras: ingresos, gastos, beneficio, informes imprimibles.
Según su gimnasio, algunas funciones marcan la diferencia: seguimiento de los socios por los entrenadores, planes de entrenamiento, tienda, eventos con venta de entradas, gestión de varios gimnasios.
2. Sencillo para la persona de recepción
Es el criterio más subestimado. El software lo usará sobre todo la persona de recepción, a menudo con prisa, en horas punta. Si inscribir a un socio o registrar un pago requiere diez clics, la herramienta acabará esquivándose.
Durante la prueba, cronometre tres gestos: inscribir a un socio nuevo, cobrar una renovación y controlar una entrada. Cada uno debe llevar menos de un minuto.
Compruebe también que funciona en teléfono y tableta: una recepción que puede escanear y cobrar desde un teléfono no necesita ordenador.
3. Debe funcionar cuando se corta internet
Un corte de conexión nunca debe bloquear la recepción. Muchos programas en línea dejan de funcionar en cuanto cae la red: imposible inscribir a un socio o comprobar una suscripción.
Pregunte explícitamente: ¿qué pasa sin internet? La buena respuesta es que la aplicación sigue funcionando y sincroniza los datos en cuanto vuelve la conexión.
4. Adaptado a cómo pagan sus socios
El software debe seguir la forma en que sus socios pagan de verdad: efectivo en caja, Mobile Money, transferencia, pago a plazos. Una herramienta pensada solo para la tarjeta dejará gran parte de sus cobros fuera del sistema.
Un plus muy útil: que sus socios puedan pagar y renovar por sí mismos desde una aplicación, o enviar un comprobante de pago que usted valida. Menos pasos por caja, menos olvidos.
5. Una aplicación para sus socios
Sus socios tienen teléfono: aprovéchelo. Una aplicación para socios les permite ver su suscripción y su fecha de fin, mostrar su código QR de acceso, seguir sus sesiones y renovar sin esperar en recepción.
Es también un canal de visibilidad: un gimnasio presente en una aplicación de búsqueda de gimnasios puede ser descubierto por nuevos clientes.
6. Su equipo, con los accesos adecuados
Recepción, entrenadores, gerente: cada uno debe tener su propio acceso, con sus propios permisos. Evite las herramientas donde todos comparten el mismo usuario: nunca sabrá quién hizo qué, y cuando alguien se va tendrá que cambiarlo todo.
Si tiene o planea tener varios gimnasios, compruebe que una misma cuenta puede gestionarlos todos, con cifras separadas.
7. El coste real, no solo el precio anunciado
Los modelos de precio varían mucho: por socio, por módulo, por gimnasio, tarifa plana. Para comparar, calcule el coste total en un año con su número actual de socios y el que quiere alcanzar.
Cuidado con los costes ocultos:
- gastos de instalación o de formación;
- hardware obligatorio (torniquete, lector de tarjetas, ordenador dedicado);
- módulos de pago para funciones básicas (recordatorios, informes, aplicación para socios);
- un precio que sube con el número de socios, es decir, con su éxito;
- una comisión sobre cada pago.
Una tarifa mensual única, con todas las funciones incluidas y sin límite de socios, es el modelo más previsible para un gimnasio que crece.
8. Una prueba gratuita y un acompañamiento real
No se comprometa nunca sin haber probado la herramienta con sus propios planes y algunos socios reales. Dos semanas de prueba gratuita bastan para hacerse una idea.
Compruebe también quién le ayuda a empezar: configurar los planes, importar los socios existentes, formar al equipo. Un proveedor al que se puede contactar rápido, por WhatsApp por ejemplo, vale más que un formulario de soporte que responde en cinco días.
Las preguntas que conviene hacer antes de firmar
- ¿Qué pasa cuando se corta internet?
- ¿Qué medios de pago pueden usar mis socios?
- ¿Cambia el precio con el número de socios?
- ¿Qué funciones están incluidas y cuáles se pagan aparte?
- ¿Hay que comprar hardware?
- ¿Mis socios tienen una aplicación?
- ¿Puedo recuperar mis datos si lo dejo?
- ¿Quién me ayuda a empezar y cómo les contacto?
Lo que ofrece Lama Gym Pro
Diseñamos Lama Gym Pro a partir de estos criterios: suscripciones y promociones, pago a plazos con seguimiento de deudas, control de acceso con código QR, recordatorios automáticos, entrenadores y planes de entrenamiento, caja, gastos e informes, tienda y eventos.
La aplicación funciona sin conexión, gestiona varios gimnasios desde una misma cuenta y sus socios usan la aplicación Lama Gym para suscribirse, pagar por Mobile Money y entrar con su código QR. Todo por 15 € al mes, todo incluido, sin límite de socios, con 14 días de prueba gratuita y acompañamiento en la puesta en marcha.
Para saber más sobre la gestión diaria: cómo gestionar un gimnasio.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un software de gestión de gimnasios?
Los precios van de unos pocos euros a más de cien euros al mes según el modelo (por socio, por módulo o tarifa plana). Compare siempre el coste total en un año, incluidos la instalación y los módulos. Lama Gym Pro cuesta 15 € al mes, con todas las funciones incluidas.
¿Puede bastar un software gratuito?
Con unas decenas de socios, una herramienta gratuita o una hoja de cálculo pueden servir durante un tiempo. Pero rara vez gestionan los recordatorios automáticos, el control de acceso y el trabajo en equipo, que son precisamente lo que le hace ganar dinero.
¿Hay que comprar un torniquete o un lector de tarjetas?
No necesariamente. Con un control de acceso por código QR, basta un teléfono o una tableta en recepción para escanear el código del socio y comprobar su suscripción.
¿Cuánto tiempo se tarda en empezar?
Normalmente unos días: configurar los planes, dar de alta a los socios existentes y enseñar al equipo los gestos básicos. Un acompañamiento durante ese periodo ahorra mucho tiempo.
