Der Wechsel vom Heft oder der Tabelle zu einer Verwaltungssoftware ist oft der Moment, in dem ein Studio den nächsten Schritt macht: weniger Vergessenes, weniger Zahlungsausfälle und endlich ein klarer Blick auf die Zahlen. Doch das Werkzeug muss passen. Eine unpassende Software wird nach drei Monaten aufgegeben, und das Team kehrt zum Heft zurück. Hier sind die Kriterien, die wirklich zählen, und die Fragen, die Sie vor einer Entscheidung stellen sollten.
Anzeichen, dass es Zeit für eine Software ist
Erkennen Sie sich in mindestens zwei dieser Situationen wieder? Dann kostet Sie Ihre jetzige Organisation bereits Geld.
- Sie entdecken Mitglieder, deren Mitgliedschaft seit Wochen abgelaufen ist.
- Sie können nicht ohne Suchen sagen, wie viele Mitglieder diesen Monat bezahlt haben.
- Teilzahlungen stehen auf Zetteln, und manche werden vergessen.
- Erinnerungen gehen raus, wenn Sie daran denken, also selten.
- Der Monatsabschluss kostet Sie einen ganzen Abend.
- Mehrere Personen arbeiten am Empfang, und die Informationen passen nicht zusammen.
1. Die unverzichtbaren Funktionen
Eine Verwaltungssoftware für Fitnessstudios sollte den Alltag von A bis Z abdecken. Mindestens:
- Mitglieder und ihre Mitgliedschaften: Monats-, Einzel- und Langzeittarife, Optionen und Aktionen.
- Zahlungen: Kassieren, Ratenzahlung, Nachverfolgung offener Beträge.
- Zugangskontrolle: in einer Sekunde prüfen, ob eine Mitgliedschaft gültig ist, am besten per QR-Code.
- Automatische Erinnerungen vor und nach dem Ablauf.
- Kasse und Kennzahlen: Einnahmen, Ausgaben, Gewinn, druckbare Berichte.
Je nach Studio machen bestimmte Funktionen den Unterschied: Betreuung der Mitglieder durch Trainer, Trainingspläne, Shop, Events mit Ticketverkauf, Verwaltung mehrerer Studios.
2. Einfach für die Person am Empfang
Das ist das am meisten unterschätzte Kriterium. Die Software wird vor allem von der Person am Empfang genutzt, oft unter Zeitdruck und zu Stoßzeiten. Wenn die Anmeldung eines Mitglieds oder das Erfassen einer Zahlung zehn Klicks braucht, wird das Werkzeug umgangen.
Stoppen Sie während des Tests drei Vorgänge: ein neues Mitglied anmelden, eine Verlängerung kassieren, einen Zutritt kontrollieren. Jeder sollte unter einer Minute dauern.
Prüfen Sie auch, ob das Werkzeug auf Smartphone und Tablet läuft: Ein Empfang, der vom Smartphone aus scannen und kassieren kann, braucht keinen Computer.
3. Sie muss auch ohne Internet funktionieren
Ein Verbindungsausfall darf den Empfang nie lahmlegen. Viele Online-Programme sind unbrauchbar, sobald das Netz ausfällt: kein Anmelden von Mitgliedern, keine Prüfung von Mitgliedschaften.
Fragen Sie ausdrücklich: Was passiert ohne Internet? Die richtige Antwort lautet, dass die App weiter funktioniert und die Daten synchronisiert, sobald die Verbindung zurück ist.
4. Passend zu den Zahlungsarten Ihrer Mitglieder
Die Software muss abbilden, wie Ihre Mitglieder tatsächlich zahlen: bar an der Kasse, Mobile Money, Überweisung, Ratenzahlung. Ein Werkzeug, das nur auf Kartenzahlung ausgelegt ist, lässt einen großen Teil Ihrer Einnahmen außen vor.
Ein echtes Plus: Mitglieder können selbst über eine App bezahlen und verlängern oder einen Zahlungsnachweis senden, den Sie bestätigen. Weniger Gänge zur Kasse, weniger Vergessenes.
5. Eine App für Ihre Mitglieder
Ihre Mitglieder haben ein Smartphone: Nutzen Sie das. Eine Mitglieder-App zeigt ihnen ihre Mitgliedschaft und deren Enddatum, ihren QR-Code für den Zutritt, ihre Einheiten und ermöglicht die Verlängerung ohne Warten am Empfang.
Sie ist auch ein Kanal für Sichtbarkeit: Ein Studio, das in einer App zur Studiosuche erscheint, kann von neuen Kunden gefunden werden.
6. Ihr Team, mit den richtigen Zugriffsrechten
Empfang, Trainer, Studioleitung: Jeder sollte einen eigenen Zugang mit eigenen Rechten haben. Meiden Sie Werkzeuge, bei denen alle dasselbe Login teilen: Sie wissen nie, wer was getan hat, und bei jedem Abgang müssen Sie alles ändern.
Wenn Sie mehrere Studios haben oder planen, prüfen Sie, ob ein Konto alle verwalten kann, mit getrennten Zahlen.
7. Die echten Kosten, nicht nur der angezeigte Preis
Die Preismodelle unterscheiden sich stark: pro Mitglied, pro Modul, pro Studio, Pauschale. Berechnen Sie zum Vergleich die Gesamtkosten über ein Jahr, mit Ihrer aktuellen Mitgliederzahl und der, die Sie anstreben.
Achten Sie auf versteckte Kosten:
- Einrichtungs- oder Schulungsgebühren;
- Pflicht-Hardware (Drehkreuz, Kartenleser, eigener Computer);
- kostenpflichtige Module für Grundfunktionen (Erinnerungen, Berichte, Mitglieder-App);
- ein Preis, der mit der Mitgliederzahl steigt, also mit Ihrem Erfolg;
- eine Provision auf jede Zahlung.
Eine einzige Monatspauschale mit allen Funktionen und ohne Mitgliederlimit ist für ein wachsendes Studio das am besten planbare Modell.
8. Ein kostenloser Test und echte Unterstützung
Legen Sie sich nie fest, ohne das Werkzeug mit Ihren eigenen Tarifen und einigen echten Mitgliedern getestet zu haben. Zwei Wochen kostenloser Test reichen für ein klares Bild.
Prüfen Sie auch, wer Ihnen beim Start hilft: Tarife einrichten, bestehende Mitglieder übernehmen, das Team einweisen. Ein Anbieter, den Sie schnell erreichen, zum Beispiel per WhatsApp, ist mehr wert als ein Support-Formular, das nach fünf Tagen antwortet.
Die Fragen vor der Unterschrift
- Was passiert, wenn das Internet ausfällt?
- Welche Zahlungsarten können meine Mitglieder nutzen?
- Ändert sich der Preis mit der Mitgliederzahl?
- Welche Funktionen sind enthalten, welche kosten extra?
- Muss ich Hardware kaufen?
- Bekommen meine Mitglieder eine App?
- Bekomme ich meine Daten zurück, wenn ich kündige?
- Wer hilft mir beim Start, und wie erreiche ich Sie?
Was Lama Gym Pro bietet
Wir haben Lama Gym Pro nach genau diesen Kriterien entwickelt: Mitgliedschaften und Aktionen, Ratenzahlung mit Schuldenverwaltung, Zugangskontrolle per QR-Code, automatische Erinnerungen, Trainer und Trainingspläne, Kasse, Ausgaben und Berichte, Shop und Events.
Die App funktioniert offline, verwaltet mehrere Studios mit einem Konto, und Ihre Mitglieder nutzen die App Lama Gym, um ein Abo abzuschließen, per Mobile Money zu zahlen und per QR-Code einzuchecken. Alles für 15 € pro Monat, alles inklusive, ohne Mitgliederlimit, mit 14 Tagen kostenlosem Test und Hilfe bei der Einrichtung.
Mehr zur täglichen Verwaltung: ein Fitnessstudio führen.
Häufige Fragen
Was kostet eine Verwaltungssoftware für Fitnessstudios?
Die Preise reichen je nach Modell (pro Mitglied, pro Modul oder Pauschale) von einigen Euro bis über hundert Euro pro Monat. Vergleichen Sie immer die Gesamtkosten über ein Jahr, inklusive Einrichtung und Module. Lama Gym Pro kostet 15 € pro Monat, alle Funktionen inklusive.
Reicht eine kostenlose Software?
Für einige Dutzend Mitglieder kann ein kostenloses Werkzeug oder eine Tabelle eine Weile genügen. Sie bieten aber selten automatische Erinnerungen, Zugangskontrolle und Teamarbeit, also genau das, was Ihnen Geld einbringt.
Muss ich ein Drehkreuz oder einen Kartenleser kaufen?
Nicht unbedingt. Mit einer Zugangskontrolle per QR-Code reicht ein Smartphone oder Tablet am Empfang, um den Code des Mitglieds zu scannen und die Mitgliedschaft zu prüfen.
Wie lange dauert der Start?
Meist einige Tage: Tarife einrichten, bestehende Mitglieder erfassen und dem Team die wichtigsten Abläufe zeigen. Unterstützung in dieser Phase spart viel Zeit.
